Pisarna naslednje generacije

Inovativne tehnologije na področju komunikacij in širjenja informacij so danes korenito spremenile predstavo o sodobni pisarni. Če se informacije prenašajo od koderkoli po svetu in so tehnične inovacije na voljo in se uporabljajo povsod, ali je res nujno, da zaposleni ostanejo na delovnem mestu? Se bo pisarna ohranila kot celostna zgradba?

Tako ali drugače so študije pokazale, da nas večina še vedno raje dela v pisarni, zato ta še vedno ostaja aktualna in se razvija vzporedno z novimi tehnologijami in zahtevami.

60-90 let

Zagotovo se mnogi od nas spominjamo tega dolgočasnega koridorsko-kabinetnega sistema institucij preteklosti - monotono pohištvo, tipična postavitev, neprijazno vzdušje. Toda to je samo odsev obdobja - hierarhična toga struktura, popolna podrejenost sistemu, delo znotraj ene same funkcionalnosti.

00-ih

To je čas odprtih pisarn. Inovativna informacijska generacija »gradi« pisarniški prostor odprtega tipa. Pride do odprave notranjih predelnih sten, zaradi česar so se delovna mesta začela zgoščati drug ob drugem. Ta dogovor je pridobil brezplačen značaj, vzdušje v ekipi pa je postalo bolj prijazno in človeško. Glavni cilj te ideje je izboljšati komunikacijo znotraj divizij in oddelkov podjetja.

10. leta

Večina podjetij je danes projektno usmerjenih. Če so prej zaposleni prejeli nalogo od vodje in jo izvedli, se je v tem trenutku situacija spremenila. Za reševanje nalog se ustvari celotna projektna skupina, ki k delu pritegne zaposlene v oddelkih.V tem primeru vodja projekta ni tradicionalni vodja, temveč organizacijski vodja.

Takšno delo zahteva pisarno v njeni najnovejši obliki - odprto in prilagodljivo. Komunikacija osebja bi morala biti zdaj zagotovljena tako znotraj oddelkov kot med njimi.

Hiter razvoj informacijske, mobilne tehnologije in interneta je zelo prizadel pisarno. Toda najpomembnejši kazalnik bo vedno ostal ekonomska komponenta njegovega dela. Danes so zahteve na tem področju postale še višje: nižji stroški za tehnologijo in opremo, najemnina, računi za komunalne storitve, večja učinkovitost.

Prilagodljiva pisarna (flex-office)

Glavni koncept flex-office so nepersonalizirana delovna mesta za zaposlene. V tem primeru so razdeljeni na mobilne in nemobilne. Mobilni so tisti, ki zaradi specifike svojega dela večino časa posvetijo srečanjem s strankami, pogajanjem, obiskom predstavitev, raznih predmetov itd. Takemu zaposlenemu je namenjeno nezavarovano delovno mesto.

 

Projekt in shema bodoče fleksibilne pisarne je sestavljena glede na vrsto opravljenega dela - individualno ali kolektivno, dolgoročno ali kratkoročno, ki zahteva koncentracijo ali kolektivno razpravo.

Flex-office funkcije delovnega prostora

• rezervirana miza (hot desk) - po potrebi rezervirajo zaposleni za določen čas;
• prosta miza (skupna miza) - delovno mesto, ki ga oseba lahko zasede brez rezervacije;
• prostor za delo, ki zahteva posebno pozornost in koncentracijo - zasnovan za enega zaposlenega;
• Mirna cona - zasnovana za več delovnih mest, kjer so prepovedani pogovori, klici in spoštuje popolna tišina;
• prostor za timsko delo - projektni timi lahko računajo na posebej odprte prostore v pisarni. Praviloma je to ena ali več miz za timsko delo;
• prostor za operativno delo - namenjen reševanju kratkoročnih težav.Pogosto je to stoječe delovno mesto, opremljeno s telefonom, faksom in računalnikom z dostopom do interneta;
• telefonska cona (phone boot) - majhna soba za pogajanja, konference in webinarje. Ta soba vam omogoča, da ohranite zaupnost, ne da bi motili sodelavce;
• hitra sejna soba - uporablja se tako kot klasična, razlikuje se le po operativnem načinu reševanja problemov, brez sedežev.

Netradicionalna delovna mesta lahko služijo tudi kot terase, balkoni, kavarne in sosednja dvorišča, če obstaja možnost povezave z internetom prek Wi-Fi.

Klubska pisarna (coworking)

Tovrstna sodobna pisarna vključuje možnost najema delovnega prostora za določen čas. Običajno je to kompleks z visoko razvito infrastrukturo in odlično tehnologijo za reševanje različnih problemov.

Klubska pisarna nudi:

• conski prostor: območje za pogajanja, območje za srečanja v neformalnem okolju, rekreacijsko območje;
• prisotnost majhnih pisarn za najem;
• občinstvo coworking;
• srednje velika podjetja;
• prisotnost samostojnih delavcev - zaposlenih, ki delajo na daljavo;
• prisotnost podjetij, ki nimajo svojega ozemlja in uporabljajo klubsko pisarno za udobno delo s strankami.

Sodobno pisarno lahko zgradite iz nič ali s posodobitvijo obstoječe. Tako ali drugače morate skrbno preučiti nekatere predpogoje:

• postavitev - pisarniški prostor, recepcija, priročna organizacija mreže stolpcev za delavce in obiskovalce;
• dostopnost prevoza - priročno parkiranje, dostop in dostop do ustanove;
• Vhod - predstavništvo mora imeti dostojno vhodno skupino.