Ufficio di prossima generazione

Le tecnologie innovative nel campo della comunicazione e della diffusione delle informazioni oggi hanno radicalmente cambiato l'idea di un ufficio moderno. Se le informazioni vengono trasmesse da qualsiasi parte del mondo e le innovazioni tecniche diventano disponibili e utilizzate ovunque, è davvero necessario che i dipendenti rimangano sul posto di lavoro? L'ufficio sarà preservato come struttura integrale?

In un modo o nell'altro, gli studi hanno dimostrato che la maggior parte di noi preferisce ancora lavorare in ufficio, e quindi rimane ancora rilevante e si sta sviluppando in parallelo con le nuove tecnologie e requisiti.

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Sicuramente molti di noi ricordano quel noioso sistema di corridoi-ufficio delle istituzioni del passato: mobili monotoni, layout tipico, atmosfera ostile. Ma questo è solo un riflesso dell'era: una struttura gerarchica rigida, una completa subordinazione al sistema, opera all'interno di un singolo funzionale.

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Questo è il tempo di un ufficio aperto. L'innovativa generazione di informazioni sta “costruendo” uno spazio ufficio open space. Si verifica l'eliminazione delle partizioni interne, a seguito della quale i luoghi di lavoro hanno iniziato a essere densamente posizionati l'uno rispetto all'altro. Questa disposizione ha acquisito un carattere libero e l'atmosfera nella squadra è diventata più amichevole e umana. L'obiettivo principale di questa idea è migliorare la comunicazione all'interno delle divisioni e dei dipartimenti dell'azienda.

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La maggior parte delle aziende oggi è orientata al progetto. Se in precedenza i dipendenti hanno ricevuto l'attività dal manager e l'hanno eseguita, al momento la situazione è cambiata. Per risolvere i compiti, viene creato un intero team di progetto, che attrae i dipendenti dei dipartimenti al lavoro. In questo caso, il project manager non è un leader tradizionale, ma piuttosto un leader organizzativo.

Tale lavoro richiede un ufficio nella sua forma più recente: aperto e flessibile. Le comunicazioni del personale dovrebbero ora essere fornite sia all'interno che tra i dipartimenti.

Il rapido sviluppo di informazioni, tecnologia mobile e Internet ha influenzato notevolmente l'ufficio. Ma l'indicatore più importante rimarrà sempre la componente economica del suo lavoro. Oggi, i requisiti in questo settore sono diventati ancora più elevati: minori costi per tecnologia e attrezzature, affitto, bollette, maggiore efficienza.

Ufficio flessibile (flex-office)

Il concetto principale di flex-office sono i luoghi di lavoro non personalizzati per i dipendenti. In questo caso, sono divisi in mobili e non mobili. I dispositivi mobili sono quelli che, in base alle specifiche del loro lavoro, dedicano la maggior parte del loro tempo all'incontro con i clienti, alla negoziazione, alla partecipazione a presentazioni, a vari oggetti, ecc. Un posto di lavoro non garantito è destinato a tale dipendente.

 

Il progetto e lo schema del futuro ufficio flessibile sono costituiti in base al tipo di lavoro svolto - individuale o collettivo, a lungo o breve termine, che richiede concentrazione o discussione collettiva.

Funzionalità dello spazio di lavoro Flex-office

• desk riservato (hot desk) - riservato dai dipendenti per un certo tempo, se necessario;
• scrivania libera (scrivania condivisa) - un posto di lavoro che una persona può occupare senza prenotazione;
• una stanza per il lavoro che richiede particolare attenzione e concentrazione - progettata per un dipendente;
• Zona tranquilla: progettata per diversi lavori in cui sono vietate le conversazioni, le chiamate e il silenzio perfetto;
• posto per il lavoro di squadra - i team di progetto possono contare su spazi appositamente aperti nell'ufficio. Di norma, si tratta di uno o più tavoli per il lavoro di squadra;
• luogo di lavoro operativo - progettato per affrontare questioni a breve termine.Spesso si tratta di un posto di lavoro permanente dotato di telefono, fax e computer con accesso a Internet;
• zona telefonica (avvio del telefono): una piccola sala per trattative, conferenze e webinar. Questa stanza consente di mantenere la riservatezza, non di distrarre i colleghi;
• sala riunioni veloce: è usata come quella tradizionale, differisce solo per il modo operativo di risolvere i problemi, senza posti a sedere.

I luoghi di lavoro non tradizionali possono anche fungere da terrazze, balconi, caffè e cortili adiacenti, se esiste la possibilità di connettersi a Internet tramite Wi-Fi.

Club Office (coworking)

Questo tipo di ufficio moderno prevede la possibilità di affittare uno spazio di lavoro per un certo tempo. Di solito questo è un complesso con infrastrutture altamente sviluppate e tecnologie eccellenti per risolvere vari problemi.

L'ufficio del club offre:

• spazio suddiviso in zone: una zona per i negoziati, un territorio per riunioni in un ambiente informale, una zona ricreativa;
• la presenza di piccoli uffici in affitto;
• coworking del pubblico;
• medie imprese;
• la presenza di liberi professionisti - dipendenti che lavorano in remoto;
• la presenza di aziende che non hanno il proprio territorio e utilizzano un ufficio di club per un comodo lavoro con i clienti.

Un ufficio moderno può essere costruito da zero o aggiornando uno esistente. In un modo o nell'altro, devi considerare attentamente alcuni dei prerequisiti:

• layout - area ufficio, reception, organizzazione conveniente della griglia di colonne per lavoratori e visitatori;
• accessibilità del trasporto - comodo parcheggio, accesso e accesso all'istituzione;
• Ingresso: un ufficio di rappresentanza dovrebbe avere un gruppo di ingresso decente.