Oficina de la próxima generación

Las tecnologías innovadoras en el campo de las comunicaciones y la difusión de información hoy en día han cambiado radicalmente la idea de una oficina moderna. Si la información se transmite desde cualquier parte del mundo y las innovaciones técnicas están disponibles y se utilizan en todas partes, ¿es realmente necesario que los empleados permanezcan en los lugares de trabajo? ¿Se preservará la oficina como una estructura integral?

De una forma u otra, los estudios han demostrado que la mayoría de nosotros todavía preferimos trabajar en la oficina y, por lo tanto, sigue siendo relevante y se está desarrollando en paralelo con las nuevas tecnologías y requisitos.

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Seguramente muchos de nosotros recordamos ese aburrido sistema de pasillo-oficina de instituciones del pasado: muebles monótonos, diseño típico, ambiente hostil. Pero esto es solo un reflejo de la era: una estructura jerárquica rígida, una completa subordinación al sistema, que funciona dentro de un único funcional.

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Este es el momento de una oficina abierta. La generación informativa innovadora está "construyendo" un espacio de oficina de plan abierto. Se produce la eliminación de particiones internas, como resultado de lo cual los lugares de trabajo comenzaron a colocarse densamente entre sí. Este arreglo ha adquirido un carácter libre, y la atmósfera en el equipo se ha vuelto más amigable y humana. El objetivo principal de esta idea es mejorar la comunicación dentro de las divisiones y departamentos de la empresa.

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La mayoría de las empresas de hoy están orientadas a proyectos. Si anteriormente los empleados recibieron la tarea del gerente y la realizaron, en este momento la situación ha cambiado. Para resolver las tareas, se crea un equipo de proyecto completo, que atrae a los empleados de los departamentos a trabajar. En este caso, el gerente del proyecto no es un líder tradicional, sino un líder organizador.

Tal trabajo requiere una oficina en su forma más nueva: abierta y flexible. Las comunicaciones de personal ahora deben proporcionarse tanto dentro como entre los departamentos.

El rápido desarrollo de la información, la tecnología móvil e Internet ha afectado enormemente a la oficina. Pero el indicador más importante siempre seguirá siendo el componente económico de su trabajo. Hoy en día, los requisitos en esta área se han vuelto aún más altos: menores costos de tecnología y equipos, alquiler, facturas de servicios públicos, mayor eficiencia.

Oficina flexible (oficina flexible)

El concepto principal de flex-office son los lugares de trabajo no personalizados para los empleados. En este caso, se dividen en móviles y no móviles. Los móviles son aquellos que, por las características específicas de su trabajo, dedican la mayor parte de su tiempo a reunirse con clientes, negociar, asistir a presentaciones, diversos objetos, etc. Un lugar de trabajo no seguro está destinado a dicho empleado.

 

El proyecto y el esquema de la futura oficina flexible se componen según el tipo de trabajo realizado: individual o colectivo, a largo o corto plazo, que requiere concentración o discusión colectiva.

Características del espacio de trabajo de oficina flexible

• escritorio reservado (hot desk): reservado por los empleados durante un tiempo determinado según sea necesario;
• escritorio gratuito (escritorio compartido): un lugar de trabajo que una persona puede ocupar sin reserva;
• una sala de trabajo que requiere especial atención y concentración, diseñada para un empleado;
• Zona tranquila: diseñada para varios trabajos donde las conversaciones, las llamadas están prohibidas y se respeta el silencio perfecto;
• lugar para el trabajo en equipo: los equipos de proyecto pueden contar con espacios especialmente abiertos en la oficina. Como regla, esta es una o varias tablas para el trabajo en equipo;
• lugar para trabajo operativo: diseñado para abordar problemas a corto plazo.A menudo, este es un lugar de trabajo permanente equipado con teléfono, fax y computadora con acceso a Internet;
• zona telefónica (arranque del teléfono): una pequeña sala para negociaciones, conferencias y seminarios web. Esta sala le permite mantener la confidencialidad, no distraer a sus colegas;
• sala de reuniones rápida: se usa tan bien como la tradicional, solo difiere en la forma operativa de resolver problemas, sin asientos.

Los lugares de trabajo no tradicionales también pueden servir como terrazas, balcones, cafeterías y patios adyacentes, si existe la posibilidad de conectarse a Internet a través de Wi-Fi.

Oficina del club (coworking)

Este tipo de oficina moderna implica la posibilidad de alquilar un espacio de trabajo por un tiempo determinado. Por lo general, este es un complejo con infraestructura altamente desarrollada y excelentes tecnologías para resolver diversos problemas.

La oficina del club proporciona:

• espacio zonificado: una zona para negociaciones, un territorio para reuniones en un entorno informal, una zona de recreación;
• la presencia de pequeñas oficinas en alquiler;
• audiencia de coworking;
• empresas medianas;
• la presencia de trabajadores independientes: empleados que trabajan de forma remota;
• La presencia de empresas que no tienen su propio territorio y utilizan una oficina del club para trabajar convenientemente con los clientes.

Se puede construir una oficina moderna desde cero o actualizando una existente. De una forma u otra, debe considerar cuidadosamente algunos de los requisitos previos:

• diseño: área de oficinas, recepción, organización conveniente de la cuadrícula de columnas para trabajadores y visitantes;
• accesibilidad de transporte: estacionamiento conveniente, acceso y acceso a la institución;
• Entrada: una oficina de representación debe tener un grupo de entrada decente.