Oficina de nova generació

Les tecnologies innovadores en el camp de la comunicació i la difusió de la informació han canviat radicalment la idea d'una oficina moderna. Si la informació es transmet des de qualsevol part del món i si les innovacions tècniques es fan disponibles i s’utilitzen a tot arreu, és realment necessari que els empleats es quedin als llocs de treball? Es conservarà l’oficina com a estructura integral?

D’una manera o altra, els estudis han demostrat que la majoria de nosaltres encara preferim treballar a l’oficina i, per tant, continua sent rellevant i es desenvolupa en paral·lel amb les noves tecnologies i requisits.

60-90s

Segurament molts de nosaltres recordem aquell avorrit sistema de gabinet de passadissos d’institucions del passat: mobles monòtons, disseny típic, atmosfera antipàtica. Però això només és un reflex de l’època: una estructura rígida jeràrquica, una subordinació completa al sistema, funciona dins d’una única funcional.

00s

Aquest és el moment d'una oficina oberta. La innovadora generació informativa està “construint” un espai d’oficines de pla obert. L’eliminació de particions internes es produeix, com a resultat de que els llocs de treball van començar a situar-se densament els uns als altres. Aquesta modalitat ha adquirit un caràcter gratuït i l'ambient de l'equip ha esdevingut més amable i humà. L’objectiu principal d’aquesta idea és millorar la comunicació dins de les divisions i departaments de l’empresa.

10è anys

Actualment, la majoria de les empreses estan orientades a projectes. Si els empleats anteriorment rebien la tasca del gestor i la realitzaven, en aquest moment la situació ha canviat. Per resoldre les tasques, es crea un equip de projecte sencer, atraient treballadors dels departaments. En aquest cas, el project manager no és un líder tradicional, sinó un líder organitzador.

Aquest treball requereix una oficina en la seva forma més nova, oberta i flexible. Les comunicacions de personal haurien de proporcionar-se tant dins com entre departaments.

El ràpid desenvolupament d’informació, tecnologia mòbil i Internet ha afectat molt l’oficina. Però l’indicador més important sempre serà el component econòmic del seu treball. Avui en dia, els requisits en aquest àmbit s’han fet encara més elevats: menors costos de tecnologia i equipaments, lloguer, facturació d’equipaments, augment de l’eficiència.

Oficina flexible (flex-office)

El concepte principal de flex-office són els llocs de treball no personalitzats per als empleats. En aquest cas, es divideixen en mòbils i no mòbils. Els mòbils són aquells que, per les particularitats del seu treball, dediquen la major part del temps a reunir-se amb clients, negociar, assistir a presentacions, objectes diversos, etc. Un lloc de treball no garantit està destinat a un empleat d’aquest tipus.

 

El projecte i l'esquema de la futura oficina flexible es compon depenent del tipus de treball realitzat - individual o col·lectiu, a llarg o curt termini, que requereixi concentració o discussió col·lectiva.

Funcions de l’espai de treball Flex-Office

• mostrador reservat (hot desk): reservat pels empleats durant un cert temps segons sigui necessari;
• escriptori gratuït (escriptori compartit): un lloc de treball que pot ocupar una persona sense reserva;
• una sala de treball que requereixi atenció i concentració especial: destinada a un empleat;
• Zona tranquil·la: dissenyada per a diversos llocs de treball on es prohibeixen converses, trucades i es respecta el silenci perfecte;
• lloc per al treball en equip: els equips de projecte poden comptar amb espais especialment oberts a l'oficina. Per regla general, es tracta d’una o de diverses taules per al treball en equip;
• lloc per al treball operatiu: dissenyat per abordar problemes a curt termini.Sovint es tracta d’un lloc de treball permanent equipat amb telèfon, fax i ordinador amb accés a Internet;
• zona telefònica (arrencada telefònica): una petita sala per a negociacions, conferències i seminaris. Aquesta habitació permet mantenir la confidencialitat, no distreure els companys;
• sala de reunions ràpida: s’utilitza a més de la tradicional, només difereix en la forma operativa de resolució de problemes, sense asseure’s.

Els llocs de treball no tradicionals també poden servir com a terrasses, balcons, cafeteries i patis adjacents, si hi ha la possibilitat de connectar-se a Internet mitjançant Wi-Fi.

Oficina del club (coworking)

Aquest tipus d’oficines modernes comporten la possibilitat de llogar un espai de treball durant un cert temps. Normalment es tracta d’un complex amb infraestructures molt desenvolupades i excel·lents tecnologies per resoldre diversos problemes.

L'oficina del club ofereix:

• espai zonat: una zona per a negociacions, un territori per a reunions en un entorn informal, una zona de lleure;
• la presència de petites oficines de lloguer;
• públic col·laborador;
• empreses mitjanes;
• la presència d’autònoms: empleats que treballen a distància;
• la presència d’empreses que no disposen d’un territori propi i utilitzen una oficina del club per treballar convenient amb els clients.

Es pot crear una oficina moderna des de zero o actualitzar-ne una que ja existeix. D’una manera o d’una altra, heu de considerar atentament alguns dels requisits previs:

• Maquetació - zona d’oficines, recepció, organització còmoda de la graella de columnes per a treballadors i visitants;
• accessibilitat del transport: aparcament, accés i accés a la institució;
• Entrada: una oficina de representació ha de tenir un grup d'entrada digne.